国际会议会场内外布置

  发布时间:2012-10-02        字体显示: 默认   阅读:

  每个会议场所都应根据国际会议的特殊要求进行内外布置。这种布置不仅是为了增加会议场所的美观和气派,更是为了体现会议的性质和主题,以及与会者的代表性和层次。

  一、会名和会徽。会议厅室正面墙上应悬挂布板或木板(横幅),上印(贴)会议名称、会议日期及地点。布板或木板一般为深色,印字为白色,形成鲜明的反差,起醒目作用。会期及地点字体可略小,应居会议名称之后或之下。如会名等使用两种文字,两种文字可分别居上下或左右,以上方和右方为尊。有会徽的会议可在显著地位印(贴)会徽或所属国际机构的徽记。

  二、旗帜。如系正式会议,应悬挂东道国和与会国的国旗及主办国际机构的旗帜。如旗帜较多,可采用旗杆竖悬方式。国旗的尺寸应一致。次序按国名第一个英文字母顺序自右向左(面朝观众)排列。东道国国旗和国际机构旗帜可置中间或两侧。会议厅室的楼外也应悬挂有关旗帜。如旗杆挂列成环形,应将东道国和国际机构的旗帜置于显著地位,也可悬挂尺寸略大的旗帜以示区别。

  三、名牌。这里指的是国家、机构、职务名称及个人姓名的标示牌。设置名牌的目的是:

  (一)显示某与会者所代表的国家或机构,

  (二)显示他(她)在会议中所担任的职务,

  (三)显示以个人身份与会者的姓名,以便其他代表、会议主持人及会议工作人员清楚地加以识别。

  名牌一般用硬纸板或塑料制成,白底黑字,用正楷体大写字母印(写),应便于在桌上站立,并要有一定硬度以便代表举起,要求临时发言。名牌的大小长短应相同以求整齐划一。它上面的文字应保证绝对正确无误,不能把国名、机构名、人名写错,井力求简短易读。为此,有必要使用一些人所共知的简写,特别是国际机构的名称,如FAO(世界粮农组织)、UNESCO(联合国教科文组织)、ICRC(红十字国际委员会)等。个人姓名要写全名,一般不加职称。会议中担任职务的人员,如主席、副主席、报告员、秘书长等,其名牌只写职务不写姓名。临时出席会议的政府领导人,一般也只写职务,不写姓名。

  名牌的置放,应视会议进行过程中人员变动的情况随时更改。开幕式和正式会议主席台上的名牌很可能是两个样。主席团选出后,有些代表担任了新职务,名牌就要添加。换牌的任务应指定专人负责,避免发生差错。

  四、主席台。主席台多设于会议厅室正前方。正式的会议,主席台往往是一个高出地面的平台,左右两侧各有台阶,可供人员上下,标准高度约为40厘米。有时,会议利用现成的场地,例如,戏院、礼堂、体育场馆等。那时,主席台就不能不迁就现场的状况。一般地讲,主席台的平台不宜过高,离会众的距离也不宜过远。这主要是为了便于台上台下的沟通。对于以宣讲为主要形式的国际会议,沟通的要求不高,即使高台也能适用。但如果是讨论及审议性的会议,沟通甚为重要而频繁,对主席台的要求也高。

  主席台上应有供会议主持人及其助手使用的长桌。长桌摆多少个座位,视上主席台的人数而定。除典礼性的活动外,台上人数不宜过多,一般为执行主席、秘书长、会议秘书等人。通过会议报告时,还应添加报告员及介绍报告内容的负责人的座位。

  五、排座

  国际会议与会代表及其他人员的座位有多种排列方式。选择哪种方式须视会议的内容、场地条件和参加人数而定。一般地讲,代表们都希望自己的座位能面对主席台,而且要居前、居中。但这些要求由于种种原因不能都得到满足。多种排列方式的出现,即是为了最大程度地适应会议的客观条件和满足代表的要求。以下就几种主要的排列方式做些介绍:

  (一)课室式

  课室式的排列更适用于举行典礼式或宣讲式的活动。它的长处是:可以增加会议的严肃气氛并把代表的注意力吸引到主席台。它还可以最大限度地利用场地空间。场地小而人数多的会议多采用此方式。短处是:它有前后排之分,难以排座,而且前排往往挡住后排的视线,会议主席也不易看清后排代表的国名、人名标示牌。

  (二)马蹄式或“U”字式

  这种形式在国际会议中使用较多。有些国际机构的会议厅室的固定座位即以马蹄式排列。它的长处是:每个代表都面向主席台,彼此互不遮挡。缺点是:马蹄形两厢代表同主席台成直角,会议主持人往往看不清代表的名牌。如“U”字形两厢长度较长,则尤为突出。代表要求临时发言时,往往需举起名牌。有的国际会议把代表的名牌斜放,这样便于主席识别,但其他代表观看不便,且名牌要多占代表桌面的空间,也容易滑动,出现排列不整齐现象。

  (三)圆桌式

  这种排列方式,国际会议也使用较多。1992年的联合国环境与发展大会,与会人数达80O0人,都环桌而坐。有的国际会议厅室如联合国安理会的座位也固定成圆桌式。圆桌式的最大长处是代表及会议主持人的座位成环形,不分主次,可免去席位上下尊卑之争。相传“圆桌”方式是6世纪英国国王亚瑟为平息他的骑士们为席位高低主次的争执而设计的。国际上通常说的“圆桌会议”就是指代表环桌而坐,没有礼宾顺序上的高低贵贱,因而更好地体现平等协商的原则,也常有非正式协商之意。有时圆桌式也可形成椭圆形,呈两个半圆形,或由互不连接的小桌摆成圆环。为充分利用空间,有的圆环开有出人口,会议工作人员可坐在摆于圆心的长桌旁工作。

  (四)天桥式

  这种排列方式实际上是马蹄式的变种。不过它呈横宽形,因而更适用于宽形的会议厅室。在天桥式里,主席可与代表们共桌而坐。所有代表都可从不同角度面向主席。

  (五)“T”字式

  “T”字式排列法有天桥式的优点,较适合于长狭形的厅室。部分代表的座位侧向主席。

  (六)正反“L”式

  这一排列式是由两个正反的“L”形桌了对摆而成的。它的长处是:全部代表分两桌相向而坐,可以更充分利用会议厅室的面积,而且两桌断开,便于行走。短处是:代表侧向会议主持人。

  (七)群落式

  这种排列方式较不正式,主席只能随遇而坐。更适合于分组讨论或社交活动。应当指出,以上各种基本排列方式,并非固定的模式,它们可随需要而变更。特别应当提及,七个图案只是标出了会议主持人及主要代表的席位。代表助手、观察员、记者、旁听者、工作人员的座位均未列入。如何安排这些“后座”和“边座”,还应在基本排列方式的基础上加以设计。

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