会议厅室及附设场所、设施

  发布时间:2012-10-02        字体显示: 默认   阅读:

一、会议厅室

  会议厅室是国际会议最主要的活动场所,应对它提出较严格的要求。确定会议厅室的首要考虑是面积大小要恰当,它取决于:

  (一)与会代表人数。10O人与2OO人所需面积显然不同,不能凑合。但这仅指经常出席会议的人数。开幕式和闭幕式往往另邀许多嘉宾,须另作安排。

  (二)座位的安排。加座位排得紧,所需面积便小,但国际会议的座位一般不宜排得过紧。人员进出频繁(如需磋商、请示、联系等)是国际会议的特点之一。因此,必须为与会代表出入留出足够的通道。再者,是否为会议代表摆桌,也关系甚大。所谓摆桌,就是提供一个可以伏案书写和阅读的地方。如果摆桌,面积便约需扩大一倍。如面积有限,可仅为正式代表摆桌,也可限定每个代表团头排(摆桌)座位的数额。

  (三)额外坐席。除代表外,某些会议还允许观察员、记者出席并为他们指定专席。此外,国际会议通常还设有一定数额的旁听席,以供其他人员使用。确定会议厅室面积也应考虑这些因素。

  四、工作人员。应为会议现场直接服务的秘书人员安排适当的桌椅和设备。有时,会场没有固定的同声传译设备,还需在会场内另建临时的工作室。

  以上是确定会议厅室面积大小的基本因素。但每一个会议厅室的面积大小并非是绝对不变的。在有条件的地方,面积大小可用灵活方式加以变更。

  一种情况是,设法将面积加以延伸或扩大。所谓延伸就是在附近另辟一个次会场,用电视机或扩音器把主会场的实况转播过去。所谓扩大就是把可以启闭的活动隔墙打开,使邻室或过道成为会场的一个部分。这两种办法简单易行,效果也不错。

  另一种情况是,面积过大时设法把厅室缩小。当然,如果有活动隔墙,问题就较简单,把隔墙拉上就是了。即使在没有活动隔墙的地方,也可以用拉布幕的办法使厅室的后半部同会议厅室的使用部分隔开。被隔出的部分可用作休息室或其他用途。有时也可用灭灯的办法使不需用的部分保持黑暗,以突出厅室中的被使用部分。拉幕也好,灭灯也好,都是为了予会议参加者一种空间的紧凑感,以便更好地集中注意力。

  不论变大变小,都是一种不得已的做法,其效果不如找到一个大小适当的场所。

二、附设场所及设施

  除主会场外,国际会议常需要一些配套的附设场所。它们包括:

  (一)次会场。这是指大会进行期间并行召开的其他委员会所需的会场。这种次会场所需面积略小,其他要求则与主会场雷同。

  (二)小会议室。会议期间,主席团、委员会、秘书处等都需碰头讨论问题。这种会议一般人数不多,不可能也不宜占用会场,因而需要另准备可容纳1O人至20人的小会议室。所需间数及大小视会议规模而定。

  (三)休息室。开会前后或会议过程中,会议代表需略事休息。这种临时性的休息处可安排在会议厅室外的沙发上,也可另辟休息室。如会议规模较大、层次较高,单独的休息室更是必要。这种休息室也可兼作贵宾室或代表工作室。

  (四)办公室。会议秘书处有许多部门和工作人员,应当视情况为他们分别准备办公室。秘书长等主要领导人应有单独的办公室。如果有常务会议主席也应为其另辟办公室。这些领导人的办公室可兼作会客室。如能准备套间,内室办公,外室会客,更为理想。

  除会议室及办公室外,还应当考虑安排必要的辅助设施,包括:

  为会议现场直接服务的打字、分发文件、翻译、资料、贮藏、复印、中心录音设施;为代表个人服务的国际通讯设施及商业性的秘书、传真、复印设施;为新闻媒介服务的新闻发布,记者工作单间和广播电视工作室;供工作人员使用的休息室。

  为代表及工作人员提供必要的工作场所是东道国的义务。例如,为1995年3月联合国社会发展世界首脑会议的召开,丹麦政府即耗巨资改建了一个会议中心。建成后包括一个可容纳2000人的会议大厅,一个可容纳1000人的会议厅,200多套为各国首脑准备的办公室,一个可供300多名记者同时工作的大厅和近百套新闻工作间。

  这些附设场所及设施也应当尽量邻近主会场,以便工作联系和节约往返时间。附设场所和服务设施邻近主会场的必要性,往往在会议的后期表现得更为突出。会议靠近尾声时,时间紧,活动频繁,许多人要马不停蹄地工作,应当为会议代表及工作人员提供最便捷的条件。

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