国际会议会场的选择

  发布时间:2012-10-02        字体显示: 默认   阅读:

  会场即举行国际会议的场所,从狭义上讲,仅指会议厅室。但从广义上讲,它还应包括会议厅室外的办公和活动区域。会场安排得当与否对会议的顺利进行关系极大。

  不同的国际会议对于会场的选择标准不同。一般地讲,策划者会认真考虑以下的因素:

  一、要有充分的面积。会议厅室面积大小应根据与会人数确定。需要多少个厅室应按会议规模安排。对其他活动场所的要求也可视情况而定。但有一条总的原则,会场面积要充分。如果一个供考虑的会议地点面积过小,根本摆不开,恐怕它就不在考虑之列。例如,要举行一个2OO人的研讨会,某旅馆其他条件都不错,但最大的厅室仅能容纳100人,这个旅馆便不存在被选中的可能。但话也得说回来,如必须在空旷和偏窄之间作选择,许多会议组织者宁可选择后者。因为空旷会给人冷清的感觉,而偏窄则显得较为热闹。当然,过于拥挤,无立锥之地,也不可以接受。

  二、活动场所应相互靠近。会议厅室是国际会议的主要场所,但办公及其他活动场所也不可或缺。如办公及其他活动场所都较远,会造成工作的极大不便。各个活动场所需相互靠近,是便于与会者的出席、服务工作的提供和安全保卫的实施。住所可稍离会议厅室,但秘书处办公室、小会议室、休息室、咖啡厅,以及打字复印、电讯、急救等服务部门,应尽量靠近会议厅室。如不能在同一层,也应在同一幢楼里。

  三、要有适当的现代化设备。某些旅馆的多功能大厅或学校的校园、机关的会议厅等都可用作国际会议的会议室,但不一定都具备国际会议所需的音响、同声传译和传真设备。如设备问题不能满意解决,国际会议恐怕也要易地举行。临时添购或租用是解决的途径,但势必增加费用,技术上也不一定有保证。国际会议组织者都倾向于选择能提供现成设备的场所。

  四、要有合格的会场工作人员。每个国际会议都需要一定数量的会场工作人员,包括文书、翻译、接待、文印、管理等人员。这些人员应熟悉国际会议的程序,也要懂得外文。如果被选择的会议地点能提供足够数量的合格人员,它就有更大的被选中的可能。外语是个重要工具。如果语言不通,工作人员就难以同外国与会者交流,服务的效率就受很大影响。国际会议对直接在会议厅室内现场服务的官员要求颇高,有时国际机构也乐于在借用的基础上提供此类人员,但大量的一般性服务人员仍需由会议所在国提供。抽调有一定条件的人员进行突击培训,虽解燃眉之急,但长久之计还是要培养一批能召之即来的工作骨干。

  五、会场附近应有配套的生活服务设施。除参加会议外,与会者还有生活需要。因此,就应有生活服务,包括饮食、住宿、交通、银行、邮电、商店等。最好这些设施也靠近会议场所,价格合理,而且应多样化,以供选择。在经济不发达的国家里,服务及供应比较紧缺,不少人不理解多样化的重要性。如果在会场附近不只有一个旅馆,而是有两三个等级和价格不同的旅馆,而旅馆里不仅有中餐,还可供应西餐,旅馆外还有许多风味小吃店,这样的条件当然受欢迎。

  六、有承办或接待国际会议经验。有无经验大相径庭。有经验,办起事来驾轻就熟,更受青睐。在改革开放中,大家都乐于把尚无经验的单位推到前面去经风雨,但在买方市场中,国际会议组织者却往往从自己的方便出发去考虑或选择,这就要求有关单位要善于学习。同时也应注意,为争取承办机会,要价不能太高,并且要形成和发展自己的特色。一锤子买卖的经营者是短视者,既损害国家声誉,又断送自己前程。

  

  

附件下载:

相关链接: