一、各单位在办理领取护照（通行证）手续时，应由专办员凭证领取，如有特殊情况由非专办员前来领取护照（通行证）时，应凭其主管部门人事处或外事处开具的介绍信及本人身份证领取。专办员在领取护照（通行证）时应根据团组的不同情况，补齐有关材料后领证。
二、根据中办发[2008]9号文规定：因公出国人员（不含持多次往返香港、澳门签注人员）必须在其回国之日起7天内（以我边防加盖在护照、通行证上的入境之日起计算），将其所持护照（通行证）上缴原发照机关保管（各设区市人员所持因公普通护照、通行证上缴各市外办保管）。对逾期上交者或拒交者，外办将按有关规定给予严肃处理，情节严重的，将暂停直至取消其所在单位的因公护照（通行证）申办权。